有什么样的意识，就会有什么样的行动。思想上的、意识上的薄弱，本身就是隐患，也是档案安全建设的大敌。实施档案异质备份，应当首先筑牢思想防线。1949年美国工程师爱德华·墨菲在参与美的一项试验后得出结论：事情如果有可能变坏，不管这种可能性多么小，它总会发生。这就是的“墨菲法则'。
我们应牢记“墨菲法则'和已经发生的惨痛教训，不断强化风险意识、忧患意识和责任意识，克服侥幸心理，自觉把异质备份建设作为确保档案安全的底线工程、基础工程，坚定不移，毫不动摇。
从产生电子文件时选取的文件格式、读取技术和软硬件平台，到流转过程中按照统一标准而进行的规范化使用和操作，再到保管和提供利用时实施的具体备份工作，总的来说，电子文件异质备份的责任分布在产生、流转、保管、利用等各个阶段，电子文件形成者、保管者和提供利用者都是电子文件异质备份工作的参与者。在电子文件的管理过程中，各个阶段的管理者都应当明确职责，强化责任，做好电子文件异质备份的风险规划，及时识别风险，积应对风险，提高风险管理意识。
实施档案异质备份不是也不应是自发的随意行为，而是有计划有组织的联合行动。应当在深入调研、科学论证基础上，认真搞好整体设计。由此而产生的规划、部署，是组织实施档案异质备份建设的基本依据，决定着建设的方向、工作的质量和发展的效益。
建议应针对档案的异质备份工作成立或专门机构，统一计划和指导档案异质异地备份建设；秘密建立若干坚固可靠的、级、省市自治区级的档案异质备份中心，同时采取互结对子的办法，构建布局合理、覆盖广泛的档案异质备份体系，避免人力资源、物力资源的无谓耗散。
